به منظور دسترسی سریع به سوابق اشخاص در اکثر کشورها پرونده ای موسوم به سجل قضائی طراحی شده که کلیه سوابق محکومیت های شخص اعم از محکومیت های کیفری، حقوقی و اداری در آن ثبت می گردد تا در مواقع لزوم مانند استخدام به راحتی به آن دسترسی داشت. معنی و مفهوم سجل قضائی و انواع آن و انواع محرومیت های اجتماعی ناشی از محکومیت ها در مقاله توصیه شده تشریح شده است و در آیین نامه جدیدالتصویب نحوه انعکاس سوابق و… جزئیات و چگونگی درج سوابق و سایر جزئیات از جمله نحوه صدور گواهی عدم سوء پیشینه و پاک کردن سوابق غیر مؤثر را تشریح و تعیین تکلیف کرده است.